Privacyverklaring Hortus botanicus Leiden

Versie 18 mei 2022

Over deze privacyverklaring

De Hortus botanicus Leiden is een instituut van de Universiteit Leiden. De Hortus botanicus en de universiteit nemen veiligheid en privacy serieus en streven ernaar dat gegevens veilig worden verkregen en bewaard. Het doel van deze verklaring is om hier duidelijkheid over te bieden.

In het kader van de werkzaamheden van de Hortus botanicus worden er gegevens vastgelegd van bezoekers, zakelijke contacten en anderen. Deze privacyverklaring beschrijft welke gegevens wij verzamelen, wanneer en waarom we deze gegevens verzamelen, wat wij doen om de gegevens te beschermen, hoe lang we gegevens bewaren en hoe u contact met ons op kunt nemen over dit onderwerp.

Indien nodig zullen we deze privacyverklaring bijwerken zodat deze actueel blijft. In geval van aanzienlijke wijzigingen zullen wij u informeren via berichtgeving op onze website. Bij verschillen tussen de Nederlandse en Engelse versie geldt dat de Nederlandse versie leidend is.

Welke gegevens verwerkt de Hortus botanicus Leiden?

Wanneer u als bezoeker gebruik maakt van onze website, u online een product of dienst aanschaft, een reservering voor rondleidingen of verhuur maakt of u op een andere manier contact met ons opneemt, verwerken wij de door u aangeleverde persoonsgegevens.

De persoonsgegevens die wij verwerken zijn afhankelijk van welke producten of diensten u van ons afneemt en de manier waarop u in contact komt met de Hortus botanicus.

Wij verwerken de volgende gegevens:

• Bij het kopen van een online ticket wij vragen uw naam en e-mailadres en registreren uw betalingsgegevens.
• Bij het maken van een reservering voor een rondleiding of zaalverhuur  vragen wij u om uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en adresgegevens. Bij betaling registreren wij uw betalingsgegevens.
• Bij de aanschaf van een artikel via onze webshop vragen wij u om uw naam, e-mailadres en adresgegevens en registreren de betalingsgegevens.
• Bij de inschrijving op onze nieuwsbrief registreren wij uw e-mailadres.
• Wij verwerken cookies (kleine tekstbestanden in uw browser) voor het functioneel gebruik van onze website en voor de verbetering van onze producten en diensten. U kunt cookies weigeren of verwijderen, zie hiervoor uw browsersettings.

Indien u doneert via de Stichting Vrienden van de Leidse Hortus en meer wilt weten over hoe de stichting uw gegevens beschermt, kunt u hier de privacyverklaring van de Stichting Vrienden lezen.

Samenwerking met derden:
De Hortus botanicus Leiden werkt samen met diverse resellers voor de verkoop van entree tickets en andere diensten. Wanneer u een entree ticket aanschaft via een reseller, is deze reseller de verwerker van uw persoonsgegevens en zal de Hortus botanicus geen toegang hebben tot deze gegevens. Voor informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens verwijzen wij u door naar de privacyverklaring van de desbetreffende reseller.
Indien u een rondleiding of andere dienst boekt via een reseller, zoals Get Your Guide, zal deze reseller de persoonsgegevens delen met de Hortus botanicus Leiden die noodzakelijk zijn voor het leveren van de dienst. De gedeelde persoonsgegevens worden verwerkt zoals vermeldt in deze privacyverklaring.

Waarom verwerkt de Hortus botanicus uw persoonsgegevens?

Voor het gebruik van uw gegevens heeft de Hortus botanicus een geldige reden nodig, ook wel een grondslag. We gebruiken en analyseren uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het verbeteren van onze diensten en producten. Door uw gegevens te verwerken en analyseren kunnen wij leren hoe u onze producten en diensten ervaart. Hierdoor kunnen wij nieuwe producten en diensten ontwikkelen, onze website verbeteren en deze ook personaliseren.
• Het verwerken van uw bestelling of reservering. Wanneer u een product of dienst aanschaft gebruiken wij de relevante gegevens (waaronder uw naam en e-mailadres) om deze bestelling te leveren.
• Marketing. Indien u zich aanmeld voor de nieuwsbrief of contact met ons opneemt door een email te sturen of een (digitaal) formulier in te vullen, kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om u op de hoogte te houden van onze activiteiten.
• Het verbeteren van onze gegevens. Indien we op meerdere manieren contact met u hebben gehad, kunnen wij deze gegevens samenvoegen om ons inzicht te verbeteren in verband met onze producten en activiteiten.

Indien wij uw persoonsgegevens voor andere doeleinden dan vermeld in deze privacyverklaring wensen te gebruiken, zullen wij u eerst toestemming vragen. Wij zullen dit gebruik of deze verwerking niet starten zonder deze toestemming.

Wanneer deelt de Hortus botanicus uw persoonsgegevens?

Wij behandelen uw persoonsgegevens vertrouwelijk en delen deze niet met derde partijen anders dan hieronder vermeld:

Dienstverleners

Indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening zullen wij de noodzakelijke gegevens delen met onze dienstverleners. Indien deze derden voor ons gegevens verwerken, zullen wij een verwerkersovereenkomst afsluiten waarin we tenminste gelijkwaardige privacy-garanties vragen. Wij vereisen dat deze derden zich houden aan strikte regels bij het verwerken van uw persoonsgegevens, waaronder het uitsluitend gebruiken van uw persoonsgegevens volgens de instructies van de Hortus botanicus en de geldende wetgeving. Wij geven uw persoonsgegevens niet door buiten de EU.

Sociale Netwerken

Onze website bevat plug-ins van diverse sociale netwerken. Indien u ons volgt op een sociaal netwerk, zoals Facebook of Instagram, worden uw activiteiten op onze website of via dat sociale netwerk beschikbaar gemaakt. Indien u bent aangemeld bij een sociaal netwerk tijdens uw bezoek aan onze website kan dit bezoek geregistreerd worden bij dit sociale netwerk. Om dit te voorkomen, dient u zich af te melden voor bij het sociale netwerk. Lees het privacybeleid van de sociale netwerken om te leren hoe u de privacy-instellingen van deze netwerken op uw wensen kan afstemmen. Wanneer u contact met ons opneemt via WhatsApp heeft u de algemene voorwaarde van WhatsApp geaccepteerd. Onze privacyverklaring is niet verantwoordelijk voor de gegevensverwerking van Whatsapp. Hiervoor is de privacyverklaring van WhatsApp van toepassing.

Hoe beschermt en bewaart de Hortus uw gegevens?

Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens en volgen het privacy beleid van de Universiteit Leiden. Deze kunt u hier teruglezen.

De Universiteit Leiden werkt met betrekking tot informatiebeveiliging conform de Code voor Informatiebeveiliging (NEN norm 27001/2). Persoonsgegevens worden verwerkt conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Concreet betekent dit dat er toegangscontrole wordt toegepast op systemen door middel van persoonsgebonden login, dat deze toegang is beperkt zodat niet alle medewerkers alle functies van systemen kunnen bekijken of bewerken en door het gebruik van verschillende systemen om de risico’s en effecten van incidenten te beperken.

Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens?

U heeft te allen tijde recht om deze toestemming in te trekken voor verdere verwerking. Verder heeft u recht op inzage, correctie en het verwijderen van uw persoonsgegevens of het beperken van de verwerking, alsmede het recht om bezwaar te maken.

U kunt bij ons kosteloos een aanvraag indienen om de over u verzamelde persoonsgegevens op te vragen. We zullen u dan een kopie verstrekken van de persoonsgegevens die wij van u hebben in een voor u leesbaar formaat.

Nieuwsbrief

Al onze marketingcommunicatie (nieuwsbrieven) bevat een simpele manier om u af te melden voor het ontvangen van verdere berichten. Ook kunt u contact opnemen via hortus@hortus.leidenuniv.nl om u af te melden voor de nieuwsbrief.

Contactgegevens

Heeft u vragen over ons gebruik van uw persoonsgegevens, hoe u uw rechten kunt uitoefenen of onze privacyverklaring? Neem contact op via hortus@hortus.leidenuniv.nl. Indien u voorkeur geeft aan verzending per post, kunt u terecht op het volgende adres: Hortus botanicus Leiden, Postbus 9500, 2300 RA Leiden.