Over deze privacyverklaring
De Hortus botanicus Leiden is een instituut van de Universiteit Leiden. De Hortus botanicus en de universiteit nemen veiligheid en privacy serieus en streven ernaar dat gegevens veilig worden verkregen en bewaard. Het doel van deze verklaring is om hier duidelijkheid over te bieden.
In het kader van de werkzaamheden van de Hortus botanicus worden er gegevens vastgelegd van bezoekers, zakelijke contacten en anderen. Deze privacyverklaring beschrijft welke gegevens wij verzamelen, wanneer en waarom we deze gegevens verzamelen, wat wij doen om de gegevens te beschermen, hoe lang we gegevens bewaren en hoe je contact met ons op kunt nemen over dit onderwerp.
Indien nodig zullen we deze privacyverklaring bijwerken zodat deze actueel blijft. In geval van aanzienlijke wijzigingen zullen wij je informeren via berichtgeving op onze website. Bij verschillen tussen de Nederlandse en Engelse versie geldt dat de Nederlandse versie leidend is.
Welke gegevens verwerkt de Hortus botanicus Leiden?
Wanneer je als bezoeker gebruik maakt van onze website, je online een product of dienst aanschaft, een reservering voor rondleidingen of verhuur maakt of je op een andere manier contact met ons opneemt, verwerken wij de door jou aangeleverde persoonsgegevens. De persoonsgegevens die wij verwerken zijn afhankelijk van welke producten of diensten je van ons afneemt en de manier waarop je in contact komt met de Hortus botanicus. Wij verwerken de volgende gegevens:
- Bij het kopen van een online ticket wij vragen om je naam en e-mailadres en registreren je betalingsgegevens.
- Bij het maken van een reservering voor een rondleiding of zaalverhuur vragen wij om je naam, telefoonnummer, e-mailadres en adresgegevens. Bij betaling registreren wij je betalingsgegevens.
- Bij de aanschaf van een artikel via onze webshop vragen wij om je naam, e-mailadres en adresgegevens en registreren de betalingsgegevens.
- Bij de inschrijving op onze nieuwsbrief registreren wij je e-mailadres.
- Wij verwerken cookies (kleine tekstbestanden in je browser) voor het functioneel gebruik van onze website en voor de verbetering van onze producten en diensten. Je kunt cookies weigeren of verwijderen, zie hiervoor je browsersettings.
Indien je doneert via de Stichting Vrienden van de Leidse Hortus en meer wilt weten over hoe de stichting je gegevens beschermt, kun je hier de privacyverklaring van de Stichting Vrienden lezen.
Samenwerking met derden:
De Hortus botanicus Leiden werkt samen met diverse resellers voor de verkoop van entreetickets en andere diensten. Wanneer je een entreeticket aanschaft via een reseller, is deze reseller de verwerker van je persoonsgegevens en zal de Hortus botanicus geen toegang hebben tot deze gegevens. Voor informatie over de verwerking van je persoonsgegevens verwijzen wij je door naar de privacyverklaring van de desbetreffende reseller. Indien je een rondleiding of andere dienst boekt via een reseller, zoals Get Your Guide, zal deze reseller de persoonsgegevens delen met de Hortus botanicus Leiden die noodzakelijk zijn voor het leveren van de dienst. De gedeelde persoonsgegevens worden verwerkt zoals vermeld in deze privacyverklaring.
Waarom verwerkt de Hortus botanicus je persoonsgegevens?
Voor het gebruik van je gegevens heeft de Hortus botanicus een geldige reden nodig, ook wel een grondslag. We gebruiken en analyseren je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het verbeteren van onze diensten en producten. Door je gegevens te verwerken en analyseren kunnen wij leren hoe je onze producten en diensten ervaart. Hierdoor kunnen wij nieuwe producten en diensten ontwikkelen, onze website verbeteren en deze ook personaliseren.
- Het verwerken van je bestelling of reservering. Wanneer je een product of dienst aanschaft gebruiken wij de relevante gegevens (waaronder je naam en e-mailadres) om deze bestelling te leveren.
- Marketing. Indien je je aanmeld voor de nieuwsbrief of contact met ons opneemt door een e-mail te sturen of een (digitaal) formulier in te vullen, kunnen wij je persoonsgegevens gebruiken om je op de hoogte te houden van onze activiteiten.
- Het verbeteren van onze gegevens. Indien we op meerdere manieren contact met je hebben gehad, kunnen wij deze gegevens samenvoegen om ons inzicht te verbeteren in verband met onze producten en activiteiten.
Indien wij je persoonsgegevens voor andere doeleinden dan vermeld in deze privacyverklaring wensen te gebruiken, zullen wij je eerst toestemming vragen. Wij zullen dit gebruik of deze verwerking niet starten zonder deze toestemming.
Wanneer deelt de Hortus botanicus je persoonsgegevens?
Wij behandelen je persoonsgegevens vertrouwelijk en delen deze niet met derde partijen anders dan hieronder vermeld:
Dienstverleners: Indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening zullen wij de noodzakelijke gegevens delen met onze dienstverleners. Indien deze derden voor ons gegevens verwerken, zullen wij een verwerkersovereenkomst afsluiten waarin we tenminste gelijkwaardige privacy-garanties vragen. Wij vereisen dat deze derden zich houden aan strikte regels bij het verwerken van je persoonsgegevens, waaronder het uitsluitend gebruiken van je persoonsgegevens volgens de instructies van de Hortus botanicus en de geldende wetgeving. Wij geven je persoonsgegevens niet door buiten de EU.
Sociale Netwerken: Onze website bevat plug-ins van diverse sociale netwerken. Indien je ons volgt op een sociaal netwerk, zoals Facebook of Instagram, worden je activiteiten op onze website of via dat sociale netwerk beschikbaar gemaakt. Indien je bent aangemeld bij een sociaal netwerk tijdens je bezoek aan onze website kan dit bezoek geregistreerd worden bij dit sociale netwerk. Om dit te voorkomen, dien je je af te melden bij het sociale netwerk. Lees het privacybeleid van de sociale netwerken om te leren hoe je de privacy-instellingen van deze netwerken op jouw wensen kan afstemmen. Wanneer je contact met ons opneemt via WhatsApp, heb je de algemene voorwaarden van WhatsApp geaccepteerd. Onze privacyverklaring is niet verantwoordelijk voor de gegevensverwerking van Whatsapp. Hiervoor is de privacyverklaring van WhatsApp van toepassing.
Hoe beschermt en bewaart de Hortus je gegevens?
Wij gaan zorgvuldig om met je gegevens en volgen het privacybeleid van de Universiteit Leiden. Deze kun je hier teruglezen. De Universiteit Leiden werkt met betrekking tot informatiebeveiliging conform de Code voor Informatiebeveiliging (NEN norm 27001/2). Persoonsgegevens worden verwerkt conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Concreet betekent dit dat er toegangscontrole wordt toegepast op systemen door middel van persoonsgebonden login, dat deze toegang is beperkt zodat niet alle medewerkers alle functies van systemen kunnen bekijken of bewerken en door het gebruik van verschillende systemen om de risico’s en effecten van incidenten te beperken.
Wat zijn je rechten met betrekking tot je persoonsgegevens?
Je hebt te allen tijde recht om deze toestemming in te trekken voor verdere verwerking. Verder heb je recht op inzage, correctie en het verwijderen van je persoonsgegevens of het beperken van de verwerking, alsmede het recht om bezwaar te maken. Je kan bij ons kosteloos een aanvraag indienen om de over jou verzamelde persoonsgegevens op te vragen. We zullen je dan een kopie verstrekken van de persoonsgegevens die wij van je hebben, in een voor jouw leesbaar formaat.
Nieuwsbrief
Al onze marketingcommunicatie (nieuwsbrieven) bevat een simpele manier om je af te melden voor het ontvangen van verdere berichten. Ook kun je contact opnemen via hortus@hortus.leidenuniv.nl om je af te melden voor de nieuwsbrief.
Contactgegevens
Heb je vragen over ons gebruik van je persoonsgegevens, hoe je je rechten kunt uitoefenen of onze privacyverklaring? Neem contact op via hortus@hortus.leidenuniv.nl. Indien je voorkeur geeft aan verzending per post, kun je terecht op het volgende adres:
Hortus botanicus Leiden
Postbus 9500
2300 RA Leiden
3 november 2023