De Hortus is op zoek naar een meewerkstagiair Backoffice
Minimaal 4 dagen per week, minimaal 4 maanden. Per september 2024.
De afdeling Backoffice
De Backoffice is de spil in de organisatie van de Hortus. Ondersteuning voor alle afdelingen, het beantwoorden van vragen die binnenkomen via mail, WhatsApp en telefoon en ook het regelen van rondleidingen en andere activiteiten. Er is altijd wel iets te doen. Tijdens de stageperiode versterk je de Backoffice die naast jou bestaat uit twee enthousiaste collega’s. Verder werk je uiteraard samen met alle andere Hortuscollega’s, van groene vakmensen en wetenschappers tot vrijwilligers en directie.
Wat ga je doen?
- E-mails, WhatsAppberichten en telefoongesprekken afhandelen, zoals vragen van (potentiële) bezoekers en reserveringen voor rondleidingen, groepsbezoeken, lessen en luncharrangementen
- Rondleidingen en groepsbezoeken inplannen en rondleiders indelen
- Vragen van medewerkers over personeelszaken of ICT beantwoorden en ondersteunen bij problemen
- Agendaverzoeken en interne zaalreserveringen afhandelen voor collega’s
- Gereedmaken en eventueel aanpassen van de ticketstraten voor online verkoop
- Personeelsadministratie zoals het opstellen van overeenkomsten en registratie van vrijwilligers
- Kleine storingen en problemen oplossen, van vastgelopen computers tot kapotte sloten
- Ondersteuning bij projecten (bijv. evenementen zoals de Plantenmarkt en Stekjesruilmiddagen of de opschoning van het digitaal archief)
- Relatiebeheer (bijhouden/verwerken van relaties)
Tijdens deze stage heb je ook de mogelijkheid om aan een eigen opdracht te werken, waar wij je graag bij willen ondersteunen.
Wie ben jij?
- Je vindt planten/natuur te gek en initiatief nemen zit in je
- Je volgt tenminste HBO-opleiding (bijvoorbeeld in de richting van Management Assistent of Office management)
- Het beheersen van de Nederlandse taal is een vereiste
- Het beheersen van de Engelse taal in woord en geschrift is een pre
Wat hebben wij je te bieden?
- De meest inspirerende kantoorlocatie in de omgeving
- Een plek waar je ervaring kunt opdoen met alle aspecten van de organisatie
- Een stagevergoeding
- Begeleiding
Interesse?
Mail dan je motivatiebrief met cv naar hortus@hortus.leidenuniv.nl.
Meer informatie nodig? Neem dan contact op met Yara Peterse of Nuala Teerink via hortus@hortus.leidenuniv.nl.