De Stichting Vrienden van de Leidse Hortus, als verwerker van de gegevens van donateurs en adoptanten van bomen en vaste planten, acht een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang. Daarom geven wij u in deze privacyverklaring heldere en transparante informatie over de wijze waarop de Stichting Vrienden van de Leidse Hortus (hierna: de Stichting) persoonsgegevens verwerkt van donateurs (hierna: de Vrienden), adoptanten van bomen en vaste planten/struiken in de Hortus (hierna: Adoptanten), van potentiële donateurs en -adoptanten en van overige relaties. Uiteraard worden deze persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt de Stichting zich aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.
Dit betekent dat wij:
- Duidelijk – via deze privacyverklaring - vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken;
- Alleen die persoonsgegevens verwerken die nodig zijn voor die doeleinden;
- Uw persoonsgegevens verwerken ter uitvoering van de Stichtingsdoelstellingen en aan u toestemming vragen in gevallen waarin deze toestemming vereist is;
- Passende technische en/of organisatorische beveiligingsmaatregelen hebben genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging;
- Op de hoogte zijn van uw rechten om uw persoonsgegevens op uw aanvraag o.a. ter inzage aan te bieden, te corrigeren of te verwijderen. U kunt hiertoe contact opnemen met het secretariaat van de Hortus via hortusvrienden@hortus.leidenuniv.nl.
Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens
De Stichting verzamelt en verwerkt om verschillende doeleinden uw persoonsgegevens. In het kader van haar activiteiten voor Vrienden, Adoptanten en relaties verzamelt de Stichting contactgegevens, waaronder uw voorletter(s) en achternaam, uw postadres en uw emailadres:
- Wanneer u een donateur- of adoptantenschap afsluit om u te kunnen informeren over donateurs en/of adoptanten-aangelegenheden en -activiteiten;
- U te kunnen e-mailen indien dit nodig is om onze activiteiten uit te kunnen voeren;
- U via een digitaal verzoek uit te nodigen om deel te nemen aan een bepaalde activiteit;
- Om betalingsverzoeken te kunnen doen;
- Wanneer u contact heeft met de Stichting. Dit contact kan telefonisch* zijn, maar hieronder verstaan wij ook indien u ons via e-mail benadert, het donateurs- of adoptanten contactformulier invult, meedoet aan enquêtes, inschrijft voor Vrienden- en/of Adoptantenbijeenkomsten, gebruik maakt van onze website, u aanmeldt voor nieuwsbrieven of ons via social media benadert;
- Om Vrienden en/of Adoptanten van onze activiteiten op de hoogte te houden.
* De stichting beschikt alleen over uw telefoonnummer wanneer u dit aan ons verstrekt heeft. Het betreft namelijk geen verplicht veld in het Vrienden-aanmeldformulier.
Aanmeldformulier voor aanmelden als Vriend of adoptant en bewaartermijn
Als u een aanmeld-formulier op de website invult of ons een e-mail stuurt, dan worden deze gegevens bewaard zolang dat nodig is naar de aard van de aangegane relatie, zolang de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan en voor zover wij dat op grond van wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen verplicht zijn. De overeenkomsten die wij met de Adoptanten afsluiten worden bewaard conform de daartoe geldende fiscale wettelijke voorschriften. Buiten deze genoemde termijnen, worden persoonsgegevens volledig uit ons register verwijderd als men geen Vriend /Adoptant meer is.
Uw e-mailadres wordt verder gebruikt voor het toesturen van informatie over activiteiten en ontwikkelingen voor de Vrienden, indien u daarvoor toestemming heeft gegeven in het aanmeld-formulier. Die toestemming kunt u altijd intrekken door dit per email kenbaar te maken aan hortusvrienden@hortus.leidenuniv.nl.
Nieuwsbrief
De Hortus verstuurt nieuwsbrieven waarmee geïnteresseerden worden geïnformeerd over Hortus activiteiten, ontwikkelingen en producten. Alleen de Vrienden en adoptanten die zich daarvoor hebben aangemeld ontvangen de Nieuwsbrief. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden voor de ontvangst ervan.
Geen publicatie
Wij gaan vertrouwelijk om met uw gegevens en publiceren deze niet.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Uw gegevens worden door ons slechts aan derden verstrekt, als dit noodzakelijk is ter uitvoering van een met u overeengekomen product of dienst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. In dit kader is ter bescherming van uw rechten door de Stichting een verwerkersovereenkomst gesloten met de Hortus Botanicus Leiden.
Beveiliging
Om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot uw persoonsgegevens, maken wij gebruik van technische en organisatorische beveiligingsprocedures. Deze procedures garanderen een passend beveiligingsniveau gelet op de soorten van verwerking en de aard van de te beschermen persoonsgegevens. Alle personen die namens de Stichting van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen. Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
De Stichting behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien de Stichting een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop uw persoonsgegevens verwerkt worden, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website en via de Hortus nieuwsbrief.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u hierover contact met ons opnemen, onder vermelding van AVG, via hortusvrienden@hortus.leidenuniv.nl. U heeft ook de mogelijkheid om uw klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Leiden, 17 maart 2022